Vienas iš galingiausių įrankių, kuriuos teikia „Gmail“, yra filtravimo sistema. Keista, atrodo, kad keli labai populiarios „Google“ pašto paslaugos vartotojai naudojasi filtrų pranašumais, kad pagerintų savo el. Pašto patirtį, ir tai gaila. Filtrai gali padėti automatizuoti daugelį užduočių, kurias galite atlikti kasdien, ir sutvarkyti gautuosius, kad būtų rodomi tik norimi el. Laiškai pašalinant pranešimus, kurių nedarote.

Tiesa, „Google“ jau teikia tam tikrą el. Pašto filtravimą per tokias funkcijas kaip gautųjų kategorijos ir skirtukai, automatinis „svarbių“ el. Laiškų paryškinimas ir, žinoma, šlamšto filtravimas. Bet kurdami savo filtrus gautųjų tvarkymas gali pakilti į kitą lygį ir padėti kiekvieną dieną praleisti mažiau laiko gautuosiuose.

Filtravimo pagrindai

Filtruoti galima pasiekti „Gmail“ nustatymų ekrano skirtuke „Filtrai ir užblokuoti adresai“. Norėdami pasiekti šį nustatymą, darbalaukyje turėsite atidaryti „Gmail“ žiniatinklio klientą, nes šiuo metu nėra galimybės nustatyti filtrus iš mobiliosios „Gmail“ programos.

Šioje nustatymų ekrano dalyje rasite dvi skiltis, viena skirta el. Laiškams filtruoti, kita - el. Laiškams blokuoti. Šiame straipsnyje mes sutelksime dėmesį į el. Laiškų filtravimą, nors el. Pašto adresus lengva pridėti prie užblokuotų adresų sąrašo, naudojant parinktį, esančią po kiekvienu gijos laišku.

Pirmasis filtro nustatymo žingsnis yra paieškos parametrų rinkinio sukūrimas. Svarbu, kad jūsų terminai būtų kuo konkretesni, nes visi el. Laiškai, atitinkantys šiuos paieškos terminus, bus apdoroti, kol jie pasieks jūsų gautuosius. „Google“ siūlo keletą aprašomųjų laukelių, kad sukurtumėte jums reikalingus paieškos terminus, ir jūs galite sujungti bet kurį šių laukų skaičių vienoje paieškoje.







Pavyzdžiui, tarkime, kad norite filtruoti visus su viršininku susijusius el. svarbus verslo projektas su dideliais priedais. Galite atlikti paiešką naudodami šiuos terminus:

  • Jūsų viršininko el. Pašto adresas lauke „Nuo“
  • Svarbus verslo projektas lauke „yra žodžių“
  • Pažymėtas langelis „Turi priedą“
  • Dydis didesnis nei 5 MB paskutinėje vietoje

Kitas žingsnis - nustatyti, ką norite daryti filtrui. Čia yra daug naudingų parinkčių, pradedant nuo automatinio el. Laiškų žymėjimo iki jų tiesioginio ištrynimo, kai jie gaunami. Kaip ir ankstesniame etape, galite sujungti kelis veiksmus viename filtre.







Naudodamiesi ankstesniu pavyzdžiu, įsitikinkite, kad norite pažymėti šiuos el. Laiškus kaip „PDF“ ir kad jie būtų kuo labiau matomi gautuosiuose. Būtų protinga nustatyti šiuos filtravimo veiksmus:

  • Pažymėkite el. Laišką žvaigždute
  • Užklijuokite žymą „PDF“
  • Niekada ne šlamštas
  • Visada pažymėkite kaip svarbų

Spustelėkite, kad sukurtumėte filtrą (filtrą taip pat galite pritaikyti esamiems el. Laiškams) ir jis tyliai veikia fone, kad optimizuotumėte el. Pašto patirtį.




Naudingi filtravimo būdai

Dabar, kai žinote filtravimo sistemą ir kaip ji veikia, pateikiame keletą naudingų dalykų, kuriuos galite naudoti sistema. Keletas jų padėjo mums automatizuoti gautuosius, iškirpdami šlamštą ir suskirstydami gaunamus laiškus į kategorijas, kad su jais būtų lengva elgtis.

  • Darbo ir asmeninių el. Laiškų etiketės. Jei turite asmeninių ir darbo paskyrų, esančių tame pačiame gautuosiuose, per filtravimo sistemą galite automatiškai pritaikyti žymas šiems susijusiems el. Laiškams. Tada jūsų verslo el. Pašto adresai bus rodomi gautuosiuose.
  • Paryškinkite el. Laiškus apie projektus ar renginius. Naudodami filtravimo sistemos žymėjimo, atkūrimo ir kategorizavimo funkcijas galite automatiškai paryškinti el. Laiškus, kurie gali būti svarbiausi.
  • Ištrinkite šlamštą, kurio dar nėra. Kartais galite gauti daugybę el. Laiškų iš to paties el. Pašto adresų rinkinio ir nesvarbu, kiek kartų pranešate apie juos kaip apie šlamštą, jie vis grįš. Filtravimo sistema gali nukreipti el. Pašto adresus ir lengvai uždrausti tuos el. Laiškus siųsti šlamštą ar šiukšliadėžę.
  • Persiųskite tik kai kuriuos el. Laiškus. Kiekvieną gautą el. Laišką lengva persiųsti kitu adresu, tačiau kartais reikia išsamesnio požiūrio į automatinį persiuntimą. Filtravimo sistema suteikia jums šią galimybę.
  • Iš karto archyvuokite el. Laiškus. Ar mama jums siunčia senus ir ne itin juokingus memus? Šiuos el. Laiškus galite archyvuoti ir archyvuoti kaip perskaitytus, kai jie pasiekia filtravimo sistemą.

Žinoma, yra daugybė kitų dalykų, kuriuos galite padaryti naudodami „Gmail“ el. Pašto filtravimo sistemą, taigi, jei norite supaprastinti gautuosius ir automatizuoti kai kurias pagrindines užduotis, verta išnagrinėti visas jos galimybes.

5 dienos, 5 žudikų patarimai kas mėnesį, nauja „TECH NEWS“ funkcija

Kiekvieno mėnesio 3-iąją savaitę paskelbsime po 5 techninius patarimus kiekvienai savaitės dienai (pirmadieniais – penktadieniais) apie konkrečią programą, paslaugą ar platformą.




Ši savaitė skirta iškelti stebuklus „Gmail“ naudojimo patarimai ir gudrybės.